Escritório virtual: perguntas frequentes

É um serviço que dá à sua empresa uma morada profissional, sem ter de arrendar um escritório. Recebemos a correspondência em seu nome e, conforme o plano, atendemos o telefone e disponibilizamos salas para reuniões. Assim, trabalha onde quiser e a empresa tem uma morada estável no centro de Coimbra.

Sim. A Avenida da Guarda Inglesa, n.º 27, em Coimbra, pode ser a sede social e o domicílio fiscal da sua empresa. É esta a morada que aparece na certidão permanente, nas Finanças e nas suas faturas.

Para empresas em início de atividade, profissionais liberais, empresas que trabalham a partir de casa e empresas estrangeiras com atividade em Portugal. Domiciliamos também associações, ordens profissionais e sociedades científicas.

Pelo contrário. Os seus clientes veem uma morada comercial em Coimbra, são atendidos em nome da sua empresa e podem ser recebidos numa sala de reuniões. Além disso, a sua morada pessoal deixa de estar exposta.

• Código da certidão permanente (ou cópia da certidão comercial).
• Cópia do documento de identificação e do NIF dos sócios ou gerentes que obrigam a empresa.
• Comprovativo de morada desses sócios ou gerentes (por exemplo, uma fatura da água ou da eletricidade).
• No pagamento mensal: certidão de não dívida à Autoridade Tributária e à Segurança Social (obtém-se gratuitamente no Portal das Finanças e na Segurança Social Direta).

Sim. Emitimos uma declaração de domiciliação para apresentar no registo, válida até à assinatura do contrato. A morada é definitiva: não muda quando assinar o contrato. Para emitirmos a declaração, precisamos dos documentos dos sócios e do pagamento do primeiro período. Depois do registo, envia-nos o código da certidão permanente e emitimos o contrato em nome da empresa.

O serviço fica ativo logo que recebemos o contrato assinado, os documentos e o pagamento.

Depois de assinar o contrato, enviamos-lhe a morada completa e, nos planos com telefone, o número exclusivo da sua empresa. São esses os dados a usar no cartão de visita, no papel timbrado e no site.

O PIN Basic custa 30 € por mês. No pagamento anual fica em 25 € por mês (300 € por ano). O PIN Office, com aviso de cada carta até 1 hora depois da entrega do correio e 1 hora de sala por mês, custa 39 € por mês, ou 32,50 € por mês no anual. Os restantes planos e os preços por período estão na página Planos. A todos os valores acresce IVA.

• Só precisa de morada: PIN Basic.
• Quer saber logo o que chegou e ter uma sala para reunir: PIN Office.
• Precisa de um telefone atendido em nome da empresa: PIN Plus.
• Recebe muitas chamadas ou quer o correio digitalizado incluído: PIN Pro.
• Quer um secretariado completo, incluindo e-mail: PIN Premium.
• É uma associação ou tem necessidades especiais: PIN Flex, com proposta à medida.

Sim, a qualquer momento. A diferença é calculada pelos dias de utilização de cada plano no período em curso. A periodicidade de pagamento mantém-se, salvo se pedir para a mudar.

O contrato de domiciliação tem a duração mínima de 6 meses. Para necessidades pontuais, pode alugar as nossas salas à hora ou ao dia, sem contrato. Se o seu caso for diferente, fale connosco e preparamos uma proposta.

Transferência bancária, referência Multibanco e numerário.

Sim, escolhe a periodicidade na adesão. Quanto maior o período, maior o desconto:

• Mensal: preço de tabela.
• Trimestral: 5 % de desconto.
• Semestral: 10 % de desconto.
• Anual: paga 10 meses e tem 12, ou seja, 2 meses grátis.

Todos os pagamentos são antecipados. Na adesão paga o primeiro período, a taxa de ativação e, no pagamento mensal, a caução. Depois, cada período é pago até ao dia 20 do mês anterior ao seu início.

A taxa de ativação é de 30 € + IVA e paga-se uma única vez, na adesão ou na reativação, em qualquer periodicidade de pagamento. Não se aplica ao Pack Reuniões contratado sozinho.

A caução só se aplica ao pagamento mensal e é igual a uma mensalidade do seu plano. É devolvida até 30 dias depois do fim do contrato, descontados eventuais valores em dívida.

Não. A todos os preços acresce IVA à taxa legal em vigor (23 %). Por exemplo, o PIN Basic mensal custa 36,90 € com IVA.

Não. Os descontos trimestral, semestral e anual pressupõem que o período pago é cumprido até ao fim. Por isso, os valores já pagos não são devolvidos.

Ao fim de 15 dias de atraso, podemos suspender o reencaminhamento e a digitalização do correio, o atendimento telefónico e o uso das salas. A correspondência fica guardada até o pagamento estar regularizado. Ao fim de 30 dias, o contrato pode ser resolvido e a caução usada para pagar o valor em dívida.

Em todos os planos, enviamos ao fim de cada dia útil um relatório da correspondência recebida para o seu e-mail, com o número de cartas e o tipo de cada uma (simples ou registada). No PIN Office e superiores, recebe também um aviso de cada carta até 1 hora depois da entrega do correio, com o remetente e uma fotografia do envelope. A digitalização está incluída no PIN Pro e no Premium; nos outros planos custa 0,25 € + IVA por página e é feita a pedido.

Só com a sua autorização. No formulário de adesão escolhe entre digitalização a pedido (avisamos da receção e só abrimos as cartas que nos indicar) ou digitalização automática (abrimos e digitalizamos à chegada). Sem escolha, aplica-se a digitalização a pedido. A correspondência assinalada como «pessoal» ou «confidencial» só é aberta se nos pedir expressamente.

Recebemos e assinamos a receção em seu nome, incluindo notificações das Finanças, da Segurança Social ou de tribunais. Comunicamos-lhe a chegada no próprio dia útil, com o remetente, em qualquer plano.

Sim. Pode levantá-los nas nossas instalações, dentro do horário de funcionamento, ou pedir o reenvio para a morada que indicar. Os portes são por sua conta.

Nos planos Plus, Pro e Premium, a sua empresa tem um número de telefone exclusivo, atendido em nome da empresa. Podemos transferir as chamadas para um número nacional (0,50 € + IVA por chamada transferida) ou ligar a terceiros em seu nome (0,80 € + IVA por chamada). Os contactos são enviados num relatório diário (Plus e Premium) ou com notificação imediata de cada um (Pro).

Até 100 por mês no PIN Plus, até 150 no PIN Pro e até 200 no PIN Premium. Se ultrapassar o limite, as chamadas adicionais são faturadas pela tabela em vigor, ou combinamos consigo a passagem ao plano seguinte.

Português, inglês, espanhol, francês e italiano.

Sim. Os planos incluem horas de sala todos os meses: 1 hora no PIN Office, 2 horas no Plus, 4 no Pro e 6 no Premium. As horas são reservadas com 48 horas de antecedência, sempre conforme a disponibilidade, e não passam para o mês seguinte. Fora destas horas, pode alugar as salas à hora, com desconto a partir do PIN Office. Veja os preços em Aluguer de salas.

Sim, quando está nas nossas instalações tem internet e telefone à disposição.

De segunda a sexta-feira, das 9h00 às 18h00, exceto feriados.

Fale connosco com antecedência. As condições especiais são acordadas por escrito, caso a caso.

O contrato tem a duração inicial de 6 meses, ou do período que pagou, se for maior (por exemplo, 12 meses no anual). Renova-se automaticamente por períodos iguais ao seu período de pagamento.

Envie-nos um e-mail para geral@organideia.com com 30 dias de antecedência, no mínimo.

Tem de alterar a sede e o domicílio fiscal no registo comercial e nas Finanças no prazo de 30 dias e enviar-nos o comprovativo. A partir daí, deixa de poder usar a nossa morada, e a correspondência que chegar é devolvida ao remetente. Se a morada continuar a ser usada, é cobrada uma mensalidade do plano por cada mês de uso indevido.

Usamos os seus dados apenas para prestar os serviços contratados e para faturação, nos termos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados. Pode consultar, corrigir ou pedir a eliminação dos seus dados através de geral@organideia.com. Veja a nossa Política de Privacidade.